A Zoom Video Communications, empresa que desenvolveu o software Zoom para videoconferências, realizou uma pesquisa com 7.689 pessoas espalhadas por 10 países sobre os impactos da pandemia nos modelos de trabalho. Nela, 70% dos entrevistados afirmaram que pretendem mesclar suas reuniões entre encontros presenciais e chamadas de vídeo, mesmo com o afrouxamento das recomendações de segurança.
Essa e outras mudanças que aconteceram nos últimos anos têm mostrado a necessidade de adaptações nos ambientes de trabalho, principalmente nas salas de reunião. Espaços que eram pensados para receber grupos de maneira completamente presencial, agora devem estar prontos para o modelo híbrido: mesclando funcionários que estão no escritório e em casa, todos nas mesmas reuniões.
Isso exige diversas soluções diferentes: televisões, acesso à internet, pontos de controle para smartphone e tablets, além de softwares e aplicativos para videoconferências; tudo isso sem cabos aparentes.
Justamente para atender esse novo cenário corporativo que surge o que chamamos de salas inteligentes.
A anatomia de uma sala inteligente
Para transformar um ambiente comum em uma sala totalmente inteligente, é importante saber o que não pode faltar nesses espaços.
Antes de qualquer coisa, há quatro pontos principais e essenciais que devem estar presentes: primeiro os displays, depois as câmeras, e por fim os microfones e speakers.
Isso porque, hoje em dia, reuniões remotas com alta qualidade de áudio e vídeo estão sendo cada vez mais exigidas. Sem esses quatro elementos chave, a automatização pode ficar incompleta e as reuniões acabam perdendo a qualidade.
Mas, as empresas que querem ir além, também podem incorporar outros elementos no projeto para ter um ambiente inteiramente funcional, sendo eles:
- Ar condicionado: equipamentos que proporcionam um conforto climático e podem ser controlados a distância, através de controle remoto, eles permitem um espaço ainda mais propício para as reuniões, sem dificuldades de uso e manutenção.
- Persianas motorizadas: apresentações de slides são comuns em reuniões e, normalmente, exigem pouca luz no ambiente para melhor visualização. Com persianas motorizadas, esses e outros momentos também são facilitados, principalmente pelo acionamento a distância e pelos sensores que iniciam o fechamento quando detectam a entrada de luz externa.
- Iluminação: as luzes internas também podem ser automatizadas para facilitar seu controle quando necessário. Aqui, a transmissão de vídeos e outras apresentações também são facilitadas, além da visualização para participantes que estão conectados a distância.
- Vídeo: falando na conexão entre equipes presenciais e a distância, também é essencial investir na parte de vídeo para garantir a melhor conectividade e uma comunicação clara e produtiva. Para isso, vale contar com a cloud e um sistema de display de alta qualidade.
- Áudio: além do vídeo, o controle automatizado dos sistemas de áudio também ajuda a garantir uma melhor experiência nas reuniões.
- Agendamento: por fim, a organização e a eficácia de uma sala inteligente ficam ainda melhores com sinalizações da ocupação do espaço. Assim, evitam-se falhas na comunicação e sempre fica claro quando o espaço está sendo utilizado ou está disponível.
Um ambiente que tenha todos esses recursos se torna ideal para apresentações, mas também pode proporcionar uma melhor experiência em treinamentos abrangentes ou mesmo em uma videoconferência interativa.
Os benefícios de contar com uma sala inteligente
Com o controle das funções do espaço não tendo complicações e podendo ser feitas de modo totalmente automatizado, as chances de imprevistos e falhas são mínimas.
Mas além disso, para quem está pensando em investir em tecnologia para transformar seus ambientes em salas inteligentes, há também outros ganhos que beneficiam toda a organização, como:
- Produtividade
Salas inteligentes são ambientes automatizados em todos os detalhes possíveis, principalmente no que diz respeito a atividades repetitivas, garantindo mais produtividade para as equipes de trabalho. É possível fazer com que o apagar das luzes, fechar das janelas e desligar dos computadores e telas, por exemplo, seja feito de maneira mais simples, através de um controle central.
Assim, se reduz o tempo de transição entre reuniões, problemas com travamentos e outras situações que acabam gastando tempo e trazendo frustração.
- Comodidade
Um cenário que parece comum ao pensar em salas de reuniões é o começo do encontro, quando acontecem os “ajustes técnicos”: conexão de internet, aparelhos sendo ligados à tomada, cabos sendo puxados por todos os lados – todo mundo se adaptando para poder participar do encontro, seja online ou não.
Nas salas inteligentes, esse cenário muda, já que ninguém precisa se dedicar a esses ajustes e equipamentos, assim há mais tranquilidade e comodidade para prosseguir com o propósito da reunião.
- Melhor uso do espaço
Outra vantagem das salas inteligentes é a melhor utilização do espaço, já que é possível criar ambientes modulares. Ou seja, cada equipe pode escolher qual o melhor formato para sua reunião: o clássico da mesa grande com cadeiras, algo como um auditório, um círculo apenas com cadeiras. Tudo isso com a facilidade de os equipamentos estarem sempre prontos para serem utilizados.
- Redução de custos
Com a facilidade do uso de todos os equipamentos, graças à tecnologia, a intervenção humana vai ficando cada vez menos necessária antes das reuniões – todos podem fazer os ajustes que precisam de maneira simples.
Com isso, as manutenções também se tornam preditivas, evitando defeitos e questões emergenciais que acabam consumindo tempo e atrapalhando o dia a dia de trabalho.
O novo modelo de trabalho, que mistura rotinas presenciais e a distância, exige adaptações e flexibilização dos espaços empresariais. Assim, a automação e a modernização das salas de reuniões se tornam importantes aliadas para aumentar a produtividade e melhorar os resultados.
Salas inteligentes, reuniões eficientes: conte com um parceiro capacitado para transformar o seu ambiente
Para ter todos os resultados desejados com uma sala inteligente, é essencial contar com um parceiro capacitado e, a Seal Telecom oferece soluções personalizadas com utilização de tecnologias abertas voltadas para automizar ambientes, tornando-os mais modernos e eficientes.
Somando inúmeros projetos implantados, contamos com uma vasta gama de clientes que transformaram seus espaços com nosso apoio. Um dos principais exemplos é a modernização da Sala de Gestão Estratégica, que foi equipada com soluções de áudio, vídeo e conectividade na Itaipu Binacional.
A Chesf também reestruturou sua Sala de Gestão e Sala do Conselho, onde em ambos os locais foram implantados diversos recursos que vem ajudando a empresa em seus processos e tomada de decisão.
Para saber como tornar seus ambientes de reuniões mais inteligentes também, entre em contato com um de nossos especialistas.
